Zapierを使って、HubSpotの痒い所に手を届かせる！CRMだって、まだまだ便利になるんです！

CRMは何を利用していますか？
HubSpotを利用されている方も多いのではと思います。

このHubSpotですが、Zapierというサービスを使えば他のWebサービスやアプリと連携できるということをご存じですか？

たくさんの情報が集まってくるHubSpotですから、その情報を別のアプリやWebサービスでも見られるようにしたいと思うこともあるでしょう。

しかしその都度手入力はめんどくさいし、間違える危険性もあります。
できたら自動でデータを動かしたいものです。

この記事を読めば、その希望をZapierで満たすことができますよ。
ぜひ最後まで読んでいってくださいね。

 

１．Zapierとは

Zapierとは、2012年にZapier社がリリースしたアメリカ発の自動化ツールです。

Webサービスやアプリを、プログラミングの知識と技術なしに連携することができます。

ちょっとした連携ならプログラマーでなくてもできるということです。
助かりますね！

 

２．Zapierを理解するのに重要な4つの概念

Zapierを使うには、覚えておかなければならない言葉があります。
「Zap（ザップ）」「Trigger（トリガー）」「Action（アクション）」「Task（タスク）」の4つです。

ひとつずつ説明していきます。

 

（１）Zap（ザップ）とは

Zapとは、Zapierで連携したサービス同士の固まりのことを指します。

例えばHubSpotとアプリAを連携したとしたら、このHubSpotとアプリAがセットでひとつのZapです。

料金プランで「無料プランは5Zapまで」というように使われます。
特に料金プランを理解するために必要な言葉です。

 

（２）Trigger（トリガー）とは

Triggerとは引き金を意味します。
Zapierでは、作成したツール（Zap）を起動させるツールのことです。

後ほど「Googleスプレッドシートに入力したデータをHubSpotに自動入力する」というZapの作り方を説明します。

この場合、「Googleスプレッドシートにデータを入力する」がTriggerです。

Zapを作成するときはTriggerから設定します。

 

（３）Action（アクション）とは

Actionとは、Triggerによって起動させる行動のことを指します。

先ほど使ったHubSpotとGoogleスプレッドシートの例を使うと「HubSpotにデータを自動入力する」がActionです。

Zapを作るときは、Triggerのあとに作成します。

 

（４）Task（タスク）とは

TaskはZapが実行された回数のことです。

例えば「Googleスプレッドシートに入力したデータをHubSpotに5回入力した」とすると、Taskは5になります。

TaskもZapと同様、料金プランを理解するうえで重要な概念です。
自分に適切な料金プランを選べるように覚えておきましょう。

 

３．ZapierでHubSpotができること

ここでは、HubSpotがTriggerとしてできること、Actionとしてできることをいくつかピックアップしてご紹介します。

どんなことができるのか、一緒に見ていきましょう。

 

（１）Triggerとしてできること

まずはTriggerとして何ができるのか見ていきましょう。

どんな動作があれば次の動きを引き出せるのでしょう。

＃１：New Contact

新しいコンタクトがあった時をトリガーとします。

例えば、HubSpotで新しいコンタクトがあった場合、メールを飛ばすことができます。

 

＃２：New Company

新しい企業情報を入力した時をトリガーとします。

例えば、新しい企業を入力した時、別のシステムやアプリにも同様の情報を自動で入力することができます。

 

＃３：New Product

新しい製品を入力した時をトリガーとします。

企業情報と同様、製品情報もHubSpotに入力した別のシステムやアプリに自動入力することができます。

 

今紹介した3機能の他にも20の機能があるので、様々な機能をTriggerにすることができます。

 

（２）Actionとしてできること

次はTriggerを受けてActionとしてできることを見ていきます。

どんな動作をすることができるのでしょうか。

＃１：Create Ticket

Triggerを受けて、チケットを作成することができます。

例えば、チャットツールと連携して、チケットを作成することができます。

 

＃２：Create Contact

Triggerを受けて、コンタクトを作成します。

例えば、問い合わせメールを受けて、その情報からコンタクトを作成することができます。

 

＃３：Create Company

Triggerを受けて、企業を新規登録します。

例えば、問い合わせメールから、企業情報を登録することができます。

 

＃４：Create Product

Triggerを受けて、製品を新規登録します。

 

＃３：Update Ticket

Triggerを受けて、チケットを更新することができます。

Googleスプレッドシートと同期させて、チケットを自動更新させることができます。

 

他にも、30以上のActionがあります。

Zapierは2,000以上のWebサービスやアプリに対応しているので、様々な使い方ができます。

 

４．おすすめの活用方法！

Zapierは2,000以上のWebサービスやアプリに対応しているので、どれと連携させれば便利になるのか困ってしまいますよね。

そこで、こちらではHubSpotと連携させるのにおすすめのアプリやWebサービスをご紹介します。

もちろんここで紹介した以外にもたくさんの可能性がありますから、いろいろ試してみてくださいね。

 

（１）Googleスプレッドシートと連携する

こちらでは、Googleスプレッドシートに情報を入力すると、その情報がHubSpotに自動入力されるよう設定する方法をお伝えします。

Triggerの検索窓で「Google Sheets」を選択します。

Triger Eventは「New Spreadsheet Row」を選択します。
チームドライブを使用している場合は、「New Spreadsheet Row（Team Drive）」を選択しましょう。

今回は「New Spreadsheet Row」の方の説明をします。

 

ZapierをGoogleスプレッドシートに許可します。

ログインができると、上の画像のようにアカウント名が出てきます。

スプレッドシートと、ワークシートを選択します。

テストをして、成功すればTriggerの設定は終了です。

 

Action設定では、まずHubSpotを検索して選択します。

Action Eventは今回は「Create Contact」にしてありますが、作りたいものに合わせて変更してください。

ZapierからHubSpotにログインすれば、連携できます。

あとはGoogleスプレッドシートからどの情報をHubSpotに自動で入力したいのかを選びます。

テストをして通れば完成です。

 

（２）Gmailと連携する

 

ふたつめは、HubSpotで新しいコンタクトがあったことをGmailで受け取るという設定です。

To、Cc、Bccまで設定できるので便利ですよ。

メールの題名や内容は、コンタクトによって変更することも、全て固定することも可能です。

都合が良いように設定してしまいましょう。

TriggerにHubSpotを設定します。

Trigger Eventは「New Contact」にします。

サインインをして、どこのデータを取得するかを設定して、テストをすればTriggerの設定は終了です。

次はメールを設定します。

GmailをActionに選択し、Action Eventは「Send Email」に設定します。

GmailのアカウントがZapierと連携できたら、上の画像のようにアカウントが表示されます。

このアカウントからメールが送信されることになります。

 

通知を送りたいメールアドレスを入力しましょう。

To、Cc、Bccそれぞれ入力できます。

Subjectはメールの題名なので、Googleスプレッドシートから引っ張っても良いですし、「管理表が更新されました」などと手で入力しても問題ありません。

Bodyが本文です。
こちらもGoogleスプレッドシートのデータを用いても構いませんし、自分で文章を入力してもいいです。

画像のようにGoogleスプレッドシートのデータと手入力の文言の組み合わせも可能です。

 

５．まとめ

ZapierでのHubSpotの使い方を紹介してきました。

HubSpotはたくさんのことができるので、Zapierでも多くのことができます。

ZapierはHubSpot含めて2,000以上のWebサービスやアプリに対応しているので、HubSpotが連携してできるようになることはまさに無限大と言っていいかもしれませんね。

お気に入りの組み合わせを見つけて、ぜひ業務をより楽しくより効率的なものにしてください！