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「業務効率化のアイデアを集めたいけど、社員にイメージを伝えたい！」
「仕事を効率よく進めるためにのモデルを提示したい…」
仕事を効率よく終わらせるというのは簡単ですが、具体的なアイデアってなかなか思い浮かばないものですよね。
既存のやり方を闇雲に変えてしまうとかえって混乱が生じてしまい、残業が増えたり業務が滞るような事態も考えられます。
そこで今回は業務効率化のアイデア5Sと5Sに基づいた具体的な業務効率化の方法5選をご紹介。
この記事を読めば業務効率化への意識統一ができ、社員からのアイデアも出やすくなるでしょう！
目次
１．業務効率化のアイデア５Ｓとは
業務効率化のアイデア5Sとは何かを解説します。
- 整理（Ｓｅｉｒｉ）
- 整頓（Ｓｅｉｔｏｎ）
- 清掃（Ｓｅｉｓｏｕ）
- 清潔（Ｓｅｉｋｅｔｓｕ）
- しつけ（Ｓｉｔｓｕｋｅ）
どうやって業務改善を進めて良いかわからない時は、まずこの5Sを指針として考えてみるとスムーズです。
5Sとはそもそも製造業やサービス業において職場環境を美化・清掃するために示された行動指針ですが、最近はこの5Sを利用して業務改善を進める会社も増えています。
それではまず5Sの概念を1つずつ解説していきましょう。
（１）整理（Ｓｅｉｒｉ）
業務効率化のアイデア5Sの1つは整理（Seiri）です。
オフィスにある全ての品をリストアップして精査、使用頻度や重要度を分けて、3つの種類に分類します。
- 必要
- 不用
- 不急
不用品は処分、必要品は取り出しやすいところへ収納し、不急に分類されたものは社内で必要がないかを呼びかけ、誰も引き取らない場合は処分をします。
こうすることで社内にある物を把握し、無駄を省いた上で必要な物を取り出しやすくなるので業務効率が上がるのです。
5Sの1つ目は整理と覚えておきましょう。
（２）整頓（Ｓｅｉｔｏｎ）
業務効率化のアイデア5Sの2つは整頓（Seiton）です。
先ほどの整理で分類した必要品の中で最もよく使う物を身近なスペースに収納し、また重量のあるものは低い位置に置くなどして配置していきます。
そして収納後は何がどこに置かれているのかを忘れないために、ロッカーやキャビネットにラベル貼りをしたり、物品リストを作るなどして管理しましょう。
整理した品を整頓することで、より使用しやすい職場環境を作ることができます。
5Sの2つ目は整頓です。
（３）清掃（Ｓｅｉｓｏｕ）
業務効率化のアイデア5Sの3つ目は清掃（Seisou）です。
整理整頓が終わったあとは、その綺麗な状態をキープしないと意味がありません。
管理者を決めて物品を管理し、保管場所や扱い方などのマニュアル作成をして、皆で一律に物品を正しく収納できるように規則化します。
また当番を決めて週に1度物品が適切に収納されているかをチェックする、清掃を行うなどして社内環境を整えるような取り組みが必要です。
5Sの3つ目は清掃であると覚えておきましょう。
（４）清潔（Ｓｅｉｋｅｔｓｕ）
業務効率化のアイデア5Sの4つ目は清潔（Seiketsu）です。
ここまでの3つの整理・整頓・清掃を継続的に意識していき、職場の環境は清掃に保たれるはず。
その環境を崩さないために、どんな場所をどのように清掃するか、点検は誰がするのかなどを決める取り組みを行います。
5Sの4つ目が清潔と覚えておきましょう。
（５）しつけ（Ｓｉｔｓｕｋｅ）
業務効率化のアイデア5Sの5つ目はしつけ（Sitsuke）です。
最初の4ステップで整理整頓をして仕組み作りをしたら、そのシステムを全社に浸透させて個々人の意識を高めていく必要があります。
社員が自然と整理整頓、清潔を意識できるようにするには、習慣づけが一番。
整理整頓の意識が根付かないようなら、ここまでのステップで作った仕組み自体に問題がある可能性があります。
例えば収納場所が分からない、配置が使いづらいなどの理由を把握して、仕組みを改善することで社員全員に整頓の意識づけをすることが可能です。
5Sの5つ目はしつけと覚えておきましょう。
２．５Ｓに基づいた具体的な業務効率化の方法５選
5Sに基づいた具体的な業務効率化の方法5選を紹介します。
- 業務の整理で量自体を減らす
- 業務の配分やペースを見直す
- マニュアル・ルールを決める
- 進捗状況の可視化を行う
- ＰＤＣＡサイクルを回してフローを改善していく
先ほどの5Sは職場環境についての話でしたが、仕事に当てはめることで業務効率アップのアイデアを提案しやすくなるでしょう。
1つずつ解説していきます。
（１）業務の整理で量自体を減らす
5Sに基づいた具体的な1つ目の業務効率化の方法は、業務の整理で量自体を減らすことです。
まず全部署に全ての業務をリストアップしてもらい、その業務の内容と工数・優先度をつけてもらった物を提出します。
業務の相互関係なども把握するため、フロー図のような物も作成してもらうと良いでしょう。
図を参考にして業務の優先度順に並び替え、必要・不用・不急の3つに分けます。
不用に分類された業務は無くしても問題ないか精査してから廃止、不急の業務はルーティンから外す、必要業務に分類された物が業務改善の対象にすべき物です。
このようにまずは業務全体を把握して分類し、不用な業務を削りましょう。
（２）業務の配分やペースを見直す
5Sに基づいた具体的な2つ目の業務効率化の方法は、業務の配分やペースを見直すことです。
ステップ1で見直した業務の中から必要な業務を最優先として、業務配分やペースを再考してより効率的に仕事を進められるようにフロー作りをします。
ルーティン作業を効率化することで業務時間の短縮ができ、残業時間を減らすことができるでしょう。
さらに不急の仕事は月次などで日にちや担当を決めるようにし、業務の抜けがないような仕組みを作る必要があります。
業務改善の具体的な手法についてはこちらの記事で説明しているので併せて参考にしてみてください。
（３）マニュアル・ルールを決める
5Sに基づいた具体的な3つ目の業務効率化の方法は、マニュアル・ルールを決めることです。
2つ目の手順で作られたフローを手順化し、個人差なく作業が行えるようにルール化し、マニュアルを作って明文化しておきましょう。
新しい作業手順を定着させるためにはまずはマニュアルを用いた社内研修を行い、実業務に反映させたのちは適切にフローが実行されているかを管理者でチェックする必要があります。
業務フローから外れた手順が見つかったり、フロー自体にミスが起きた場合は随時改善を行いましょう。
業務の整理と整頓が終わったら、次はその仕組みをマニュアルにしておいてください。
（４）進捗状況の可視化を行う
5Sに基づいた具体的な4つ目の業務効率化の方法は、進捗状況の可視化を行うことです。
実行しているフローが業務効率化に対して適切に効果を発揮しているのかどうかをマネージャーがチェックする必要があります。
例えば残業時間の集計を取り、新フロー導入前と後で比べる、ミスの発生件数の統計をとって増えていないかをマネージャーが管理することが必要です。
このチェックによって新フローが本当に業務改善に効果的なのかを計測することができます。
フローを作成、実行したあとは経過を観測できるように残業時間やミスの発生件数など、分かりやすい数値を計測していきましょう。
（５）ＰＤＣＡサイクルを回してフローを改善していく
5Sに基づいた具体的な4つ目の業務効率化の方法は、PDCAサイクルを回してフローを改善していくことです。
残業時間やミスの発生件数などの具体的指標を計測した後は、その結果に応じてフローの精査もしていかねばなりません。
ミスが発生する原因を突き止めて改善していくことで、ミスを減らした上で作業時間を減らすフローに成熟させていくのです。
フローを作って終わりではなく、作業を定着させて社員の意識を変えた上で、最も良い作業工程を作り上げるようにしましょう。
まとめ
今回は業務効率化のアイデアとして5Sの考え方を上げ、それを仕事に当てはめる形で改善の指針を紹介しました。
ただ単に作業を単純化、または社員に早く帰るように呼びかけるだけではミスの増加につながってしまいます。
今回紹介した5Sの考え方をもとに業務の整理整頓を行い、フローを構築して定着させることで、ミスを最小限に抑えた新しい働き方が見えてくるはずです。
業務改善の効果は企業にとってのコスト削減だけでなく、社員のやりがいや充実感にもつながる大きなミッション。
この記事を参考にして社内の業務効率化を図り、あらゆる意味で優良な企業を目指しましょう！
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