社員の幸福度もUP！業務効率化のための３つの手順と具体的な方法７選

「働き方改革の一環で残業時間を大幅に減らしたい！」
「業務効率化をしたいけど具体的に何から手をつけて良いかわからない…」

働き方改革が推進されているこのご時世、ライフワークバランスが取れない企業は社員も定着してくれませんよね。

残業を削減したいからといって業務量はそのままで社員に「早く帰るように」と呼びかけても全く意味がありません！

今回は業務夢効率化の3つの手順と業務効率化の具体的な手法7選、そして業務効率化を行う際の5つの注意点を紹介します。

この記事を読めば業務効率を上げるために何をしたら良いかがはっきり分かるでしょう。

１．業務効率化の３つの手順

業務効率化の3つの手順を解説します。

1. 業務・フローの洗い出しを行う
2. 工数を省略できる業務を絞る
3. 自動化・簡素化したフローを提案する

闇雲に手をつけず、少しずつ効率化を進めるのがポイントです。

それでは1つずつ解説します。

（１）業務・フローの洗い出しを行う

業務効率化の1つ目の手順は業務・フローの洗い出しを行うことです。

まずは各部署で行っている業務を全て洗い出し、現行どのような手順で仕事を進めているのかを把握しましょう。

業務効率化を行う際はこの洗い出し作業が最も重要なので、多少時間がかかっても構いません。

仕事の全体像を把握するためにまずは業務フローを洗い出し、可視化しましょう。

（２）工数を省略できる業務を絞る

業務効率化の2つ目の手順は工数を省略できる業務を絞ることです。

手順1で作成した業務フローの中から、下記の基準で無駄な仕事や省略できる仕事を選んでみてください。

効率の悪い業務は手順がダブっていたり、部署の間で行ったり来たりしていることが多いです。

またフロー自体が確定しておらず、社員ごとに独自の方法があるという場合も効率が悪くなりがち。

属人化している業務も個人への負担が大きく、万が一担当者が不在の際に対応ができないリスクもあるので改善すべきです。

問題点を見つけて改善する業務を絞り込みましょう。

（３）自動化・簡素化したフローを考案する

業務効率化の3つ目の手順は自動化・簡素化したフローを考案することです。

手順2で絞り込んだ改善対象の業務に優先順位をつけて、1つずつ着手しましょう。

業務効率化の基本は業務自体を減らすこと、フローを自動化・簡素化することです。

例えば毎日行う作業は自動化し、部署間に渡っている業務は1つの部署で完結するようにしましょう。

オートメーションツールを導入するのも手段の1つです。

絞り込んだ業務に対して新しくシンプルで工数を省いたフローを提案、実施します。

２．業務効率化の具体的な方法７選

業務効率化の具体的な方法7選を紹介します。

1. 業務量自体を減らす
2. 自動化ツールを導入する
3. フォーマットを統一する
4. 業務時間に制限を設ける
5. 人材ごとの業務所要時間を把握・配置替えをする
6. 不要な会議を減らす
7. アウトソーシング（外注）を利用する

冒頭で紹介した手順で業務の洗い出しを行ったら、具体的な施策を考えていきましょう。

1つずつ事例を紹介します。

（１）業務量自体を減らす

業務効率化の1つ目の具体的な方法は業務量自体を減らすことです。

業務時間内に仕事が終わらないということは単純に業務量が多く人材が不足しているから。

つまり業務の量をそのままに早く帰宅させるということは不可能です。

フローを可視化して重複しているチェックや作業がある場合は思い切って省きましょう。

無駄な仕事を削り、社員の業務負担を減らすことで他の業務の精度が上がり、作業時間を短縮することができます。

まずは業務の量を減らすということを考えてみてください。

（２）自動化ツールを導入する

業務効率化の2つ目の具体的な方法は自動化ツールを導入することです。

フローの簡単なルーティン作業であれば、オートメーション化することで業務時間を削ることができます。

例えば毎朝売り上げデータを抽出し、1つのエクセルに手動で貼り付けて集計表を作っているとしましょう。

簡単なところで言えばアクセスを使用すればボタン1つでデータ抽出から吐き出しまでを行えます。

エクセルを主に使用するのであれば、マクロを組むのも良いでしょう。

手動で行っている作業を自動で行えるように切り替えることで業務効率化を図ることができます。

（３）フォーマットを統一する

業務効率化の3つ目の具体的な方法はフォーマットを統一することです。

提出書類や日々使う作業フォーマットが個別に違うと、ミスが増えることになり結果的に業務時間が増えてしまいます。

例えば作業エクセルを統一して貼り付け作業を楽にする、紙ベースの書類は電子の統一書式に切り替えて印刷・提出の手間を減らせるでしょう。

テンプレートが用意してあれば新人への指示も楽ですし、チェックの仕方も統一できます。

社内で使用している書式・書類をこの機会に統一しましょう。

（４）業務時間に制限を設ける

業務効率化の4つ目の具体的な方法は業務時間に制限を設けることです。

人は時間に余裕があると思うとついついダラダラと仕事をしてしまい、結果的に残業が増えてしまいます。

逆に「18時に終業するように」とマネージャーから一声あれば、その時間を目標に業務を進めるようになるでしょう。

またコアタイム制のタイムフレックスもライフワークバランスの改善に効果的です。

タイムフレックスとは社員がライフスタイルに合わせて出社・退社時間を自由に選べる制度のことで、コアタイムは社員全員が会社にいなければならない時間帯のこと。

例えば10時から15時がコアタイムだと仮定すると、出勤時間は9時でも10時でも構いません。

社員がライフスタイルに合わせて柔軟に出社時間を選べるため、作業能率も良くなり、時間意識も高まります。

業務改善と並行しながら、社員の時間に対する意識を変えていくことが必要です。

（５）人材ごとの業務所要時間を把握・配置替えをする

業務効率化の5つ目の具体的な方法は、人材ごとの業務所要時間を把握・配置替えをすることです。

個々人によってスキルに差があり、同一業務でも同じ時間にこなせるとは限りません。

慎重でミスは少ないが作業に時間がかかる人をAさん、仕事は早いがたまにミスをする人をBさんとしましょう。

Aさんに作業をさせてBさんにチェックをさせるのと、Bさんに作業をさせてAさんにチェックをさせる場合だと前者の方が効率的。

Bさんをチェック者におくことでミスの見落としが増え、トリプルチェックや業務のやり直しが生じるからです。

このように個々の得意分野や仕事の速さで配置を考えることも業務効率化につながります。

（６）不要な会議・集まりを減らす

業務効率化の6つ目の具体的な方法は、不要な会議・集まりを減らすことです。

日本企業の悪い点として会議の回数は多いが話が進んでおらず、結果的に集まった意味がないということが挙げられます。

惰性で行っている会議が多いことが理由です。

定例会議が本当に必要なのかを見直し、議題がある時だけ開催する、事前にアジェンダや発言内容を考案してから会議に参加するように呼びかけて会議効率を上げましょう。

また朝礼なども無駄な時間を削減するために見直しをしてみてください。

例えば全体で朝礼をした後に各部署の伝達事項、さらに細かいチームで業務報告をしているなど、朝から複数の集まりを開いている場合。

週に1度だけ全体朝礼、残りは伝達事項を管理者に通達して各チームで連絡・業務報告をしてから業務開始の方が効率的です。

不要な会議や集まりがないかチェックし、定例会議や朝礼など惰性で行われている時間は削りましょう。

（７）アウトソーシング（外注）を利用する

業務効率化の7つ目の具体的な方法は、アウトソーシング（外注）を利用することです。

業務量を減らすことが難しいのであれば、業務の中で簡単なフローの仕事を外注するのも手段の1つ。

単純な入力作業やチェックなど他社に依頼できるものは思い切って依頼し、社員にはより優先度の高い業務に集中してもらいましょう。

クラウドワークスやランサーズなどのアウトソーシング専門サイトを利用すれば、簡単にスキルを持った人材を見つけることが可能です。

またサイトの運営などを新しく始めた場合、自社内のリソースを回して部署を立ち上げると他の業務を逼迫してしまいます。

WEBコンサルティング会社にサイト作成から運営までを任せると、人材を新しい仕事に回す必要がなくなるでしょう。

社員がしなければならない業務と他社に任せられる業務を切り分け、アウトソーシングも視野に入れてみてください。

３．業務効率化を行う際の５つの注意点

業務効率化を行う際の5つの注意点を説明します。

1. 現場の社員から業務内容をヒアリングする
2. 一気にフローを変えようとしない
3. 業務へのこだわりを捨てる
4. 改善フローのテストを行う
5. フロー確定後にマニュアル作成をする

既存の業務フローを変更する際の社員の負担をなるべく軽くし、効率化によってかえって残業時間が増えるという事態は避けなければいけません。

この5つのポイントに注意することで、スムーズに業務改善を実施できるでしょう。

それでは1つずつ解説します。

（１）現場の社員から業務内容をヒアリングする

業務効率化を行う際の1つ目の注意点は現場の社員から業務内容をヒアリングすることです。

マネージャーだけで会議を開いて改善案を考えても、身のある結果にはなりません。

なぜならマネージャーは実際に業務に関わっていないことが多く、細かいフローを知らないからです。

派遣社員や一般社員を集めてヒアリングを行い、丁寧にヒアリングとその工程を行っている理由を聞き出しましょう。

管理職から見て無駄に見える工程も、社員なりに理由があって実施していることがあるからです。

業務の洗い出しの際は現場の社員からフローを聞き出すようにしてください。

（２）一気にフローを変えようとしない

業務効率化を行う際の2つ目の注意点は一気にフローを変えようとしないことです。

既存の業務に慣れている社員が新しいフローを受け入れるには時間がかかります。

変化を嫌う人も多いので、一気に全ての業務が変わるとミスが増えると同時に精神的な負荷もかかるでしょう。

各部署で一番負荷の多い業務を優先度順に1つずつ改善していくことで、徐々に残業時間の短縮につながっていきます。

どの業務を改善するか絞り込み、社員にも合意を取った上で段階的に改善を進めましょう。

（３）業務へのこだわりを捨てる

業務効率化を行う際の3つ目のフローは業務へのこだわりを捨てることです。

業務改善がうまくいかない理由の1つとして、社員が既存のフローに固執していることが考えられます。

マネージャー職が改善の必要性を提示し、社員に業務改善のメリットを感じさせて既存フローを手放すように促しましょう。

また管理職も定例の会議への出席で仕事をした感を味わっていることがあるため、意識改革が必要です。

既存業務や定例会議へのこだわりは捨てるようにしましょう。

（４）改善フローのテストを行う

業務効率化を行う際の4つ目のフローは改善フローのテストを行うことです。

机上で考えたフローは実践してみると抜けがあったり、ミスが起こりやすい穴がある可能性があります。

社員がやりやすいフローかどうかを確かめるために、テストを複数回様々なパターンで実施してみましょう。

ミスが起きたら対応に追われることになり、業務改善の意味がありません。

業務効率化の際にはPDCAサイクルを回して、フローをブラッシュアップしていきましょう。

（５）フロー確定後にマニュアル作成をする

業務効率化を行う際の5つ目の注意点はフロー確定後にマニュアル作成をすることです。

新人に業務内容を教える際にマニュアルがあれば一貫した業務の方法を効率的に伝えられます。

また統一されたマニュアルを定期的に見直すことで、日々仕事をしていくうち各々やり方が違ってくるという事態を避けることができるでしょう。

改善した業務が固まったら文書に残し、マニュアルとして残しておいてください。

まとめ

今回は業務効率化を進めるための3つの手順と具体的な改善案、業務改善を行う際の5つの注意点を紹介しました。

業務の洗い出しから改善項目の絞り込み、そして改善案の施策を行いましょう。

具体的には業務量を減らす、ツールを導入する、外部コンサルを依頼するなど様々な方法があります。

また改善策を実施する際は、現場の社員の声をよく聞いてテストを重ねるなど、ミスや負担がないように配慮しなければなりません。

マネージャーから社員への呼びかけ、意識改善も重要なので、管理職の目的と意識の統一も行うようにしましょう。

業務改善を行うことで残業時間が減りコストの削減、さらに社員のプライベートの充実によって幸福度が上がります。

是非この記事の内容を参考に、真の意味で働きやすい会社を作りましょう！