外注管理にもう悩まない！外注管理の流れと失敗しないためのポイント３選

「外注管理って具体的にどんなことをするのだろう？」
「外注管理で気を付けるべきことってなんなのかな…？」

これから外注管理を行おうとしているあなたは、このような悩みを抱えていませんか？

そこで今回は、外注管理の流れと失敗しないためのポイント3選を紹介します。

記事の後半では、外注管理をより効率的にするプロジェクト管理ツールも紹介しているので、この記事を参考に外注管理への悩みを解消しましょう！

なお、「外注依頼とともに業務の効率化も図りたい！」という方は、以下の記事がおすすめですよ。

１．外注管理の具体的な流れ

基本的な外注管理の流れは、以下の通りです。

このうち最も重要なのは、1つ目の業務のリストアップと選別でしょう。

詳しくは後述しますが、きちんと業務をリスト化しないと、誤った外注選びをしてしまう恐れがあるので注意してくださいね。

ステップ１：業務のリストアップと選別

外注管理のステップ1つ目は、業務のリストアップと選別です。

外注というと、依頼した業務のすべてを業者に丸投げできるイメージがありますが、実は業務の中には外注化に適さないものがあります。

外注化に適さない業務は以下の通りです。

これとは対照的に、マニュアル化しやすい定型業務は外注化に適していると言えます。

また、自社で社員を雇うよりも費用対効果が期待しやすい専門業務も、外注化の対象です。

ステップ２：依頼する業務や内容を決める

外注管理のステップ2つ目は、依頼内容を決めることです。

たとえば、一言で事務代行と言っても、実際の業務は顧客情報の入力や書類のファイリングなど多岐に渡ります。

また、発注金額や依頼日数といった依頼内容を決めておくことも重要ですね。

これらを曖昧にしたまま外注化を進めると、外注先との認識に食い違いが発生する恐れがあります。

そのため、外注を依頼する前にはマニュアルや作業指示書のフォーマットを作成し、業務のクオリティを一定に保つよう心がけましょう。

ステップ３：外注先の選定

外注管理のステップ3つ目は、外注先の選定です。

一般的に、外注業者は何らかの専門性に特化していることをセールスポイントとして売り出している場合が多いです。

そのセールスポイントをチェックしながら、自社のニーズや目的に応えてくれる業者を選定しましょう。

なお、外注先を決める際に特におすすめしたいのが、業界最大級の規模を誇るビジネスマッチングサイト『比較ビズ』です。

こちらについては以下の記事で詳しく取り上げているので、外注先の選定方法が分からない方はぜひ参考にしてくださいね。

ステップ４：業務の発注

外注管理のステップ4つ目は、業務の発注と進捗確認です。

外注先との擦り合わせが完了したあとは、以下の書類を取り交わしましょう。

なお、紙文章での契約に不安を感じる方や、書類のフォーマットが用意できていない方は『クラウドサイン』のような電子契約サービスがおすすめです。

『クラウドサイン』では、法的安全性はもちろんのこと、契約書や発注書の公式テンプレートが用意されているので、スピーディに業務発注できます。

ステップ５：外注作業の進行管理

外注管理のステップ5つ目は、外注作業の進行管理です。

先ほども少し触れましたが、業務のすべてを業者に丸投げすると予期せぬトラブルが発生する恐れがあります。

そのため、外注業者にこまめに連絡を取ったり、作業者にヒアリングするなどして業務の進行を管理しましょう。

２．外注管理を成功させるポイント３選

外注管理を成功させるポイントは以下の3つです。

それでは、これらのポイントについて具体的に確認していきましょう。

（１）見積もりは複数の業者に依頼する

外注管理を成功させるポイント1つ目は、複数の業者に見積もりを依頼することです。

これは特に、デザインや制作といったクリエイティブ業界で顕著なのですが、一言で外注業者といっても、その料金プランはピンキリです。

そのため、価格相場を理解できていないと、自社のニーズにきちんと応えてもらえない可能性があります。

そこで役立つのが複数の業者への見積もりです。

複数の業者に見積もりを出すと、業者ごとの比較が行いやすくなるうえ、その業界の相場も見えやすくなります。

（２）外注のルールを明文化する

外注管理を成功させるポイント2つ目は、外注のルールを明文化することです。

業務や制作物のクオリティを保つうえで、ルールの明文化は極めて重要です。

というのも、外注業者は自社のローカルルールや暗黙の了解をきちんと把握しきれていないからですね。

そのため、「この程度のことはちゃんとやってくれるだろう」と勝手に思っていても、外注業者にはまったく伝わっていないことがあります。

また、外注向けのルールのほかにも、社内向けの発注ルールも定めておくと、外注化が不必要な業務を発注されることが少なくなりますよ。

（３）連絡が取りやすい曜日や時間帯を確認する

外注管理を成功させるポイント3つ目は、連絡が取りやすい曜日や時間帯を確認することです。

前述の通り、外注をするうえで進行管理や進捗確認は極めて重要ですが、そもそも担当者同士の都合が合わないと連絡が取りにくいです。

そのため、連絡が取りやすい曜日や時間帯を確認したり、週例ミーティングを設けるなどしてコミュニケーションが取りやすい環境作りを目指しましょう

なお、電話やメールのほかに、Chatworkのようなビジネスチャットツールを用意しておくと、より柔軟に連絡が取れますよ。

３．効率的な外注管理には『プロジェクト管理ツール』がおすすめ！

「外注管理の流れについては分かったけど、実際にやってみて本当に上手くいくのだろうか…？」
「外注管理をより効率的に行いたい！」

そんな方におすすめしたいのが『プロジェクト管理ツール』です。

これは、業務の進捗や工数、予算などの管理が行えるツールで、安いものなら月額500円から利用できます。

代表的なものは以下の3つが挙げられます。

このうち、特におすすめなのが1つ目のJootoです。

Jootoの特徴は複数の案件を一元管理できることで、しかもデザインがシンプルなおかげで直感的に操作しやすく、初心者でも扱いやすいです。

また、こちらは月額利用料0円のフリープランも用意されているので、「ヒューマンエラーを極力少なくしたい」という方は利用してみてはいかがでしょうか。

４．まとめ

この記事では以下の内容について解説しました。

外注は、企業の業務効率を大幅に向上させてくれますが、あくまでそれは正しい外注管理が行われて初めて成立します。

そして、そのためには依頼する業務の洗い出しや外注先の選定、ルールの明文化が必要不可欠です。

外注の導入を検討している方はこの記事を参考に、適切な外注管理を行いましょう！