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「残業しないで早く帰りたいのに…いつも気づいたら定時すぎてる…」
「会社から残業を減らせと言われているけど、業務量が少ないから無理だよ！」
国が働き方改革を推進している中で、企業としても残業削減やライフワークバランスの改善に向けての取り組みを進めています。
しかし日本企業は遅刻には厳しいが残業には甘いという風潮が強く、具体的な業務改善をしないまま社員に「早く帰れ」と通達を出してくる企業も少なくありません。
「会社が取り組んでくれないんじゃ個人じゃ何もできないよ」と諦めては、定時退社は遠のくばかりです！
そこで今回は業務効率化のために個人でできる7つの改善策と無料・個人利用可能な業務効率化ツール3選を紹介します。
この記事を読めばすぐにでも業務時間の短縮を実感でき、会社に提出する改善提案が思い浮かぶでしょう！
目次
１．業務効率化のために個人でできる７つの改善策
業務効率化のために個人でできる7つの改善策を紹介します。
- TODOリストを作る
- 優先順位の低い・簡単なものから手を付ける
- 業務終了の時間目標を決める
- 業務のテンプレートを作成する
- メールチェックの時間を決める
- 業務フローの意味・意図を理解する
- ポモドーロテクニックを使う
この7つのテクニックを業務に取り入れることで、定時までに仕事を終わらせる仕組みを作ることができるでしょう。
1つずつ解説していきます。
（１）TODOリストを作る
業務効率化のために個人でできる1つ目の改善策は、TODOリストを作ることです。
リストとして可視化することで「あれやらなきゃ、これも…」と頭が混乱しづらくなります。
またTODOリスト化して達成したものにチェックや打ち消し線を入れていくことでモチベーションも向上。
出社したら1番にTODOリストを作り、本日の業務を目に見えるリストにしましょう。
（２）優先順位の低い・簡単なものから手を付ける
業務効率化のために個人でできる2つ目の改善策は、優先順位の低い・簡単なものから手を付けることです。
容易な仕事から手をつけてリストを消していくことでモチベーションを保ちやすくします。
人はハードルの高い仕事に対してストレスを感じやすく、朝一番に難しい業務に手を付けると脳が疲弊して午後には集中力が続かないことも。
なるべく簡単なものから初めて難易度を上げていくことで、ストレスなく業務を遂行することができるでしょう。
業務リストを作ったらまずは簡単なものから初め、徐々に難しい仕事に着手するようにしてください。
（３）業務終了の時間目標を決める
業務効率化のために個人でできる3つ目の改善策は、業務終了の時間目標を決めることです。
人は時間制限がないと「まだまだ余裕がある」と思ってしまい、効率的に仕事をすることができません。
会社で明確に残業が禁止されていない場合は、自分で業務終了時間を設定してしまいましょう。
「必ず18時に帰らねばならない」と決めれば、その時間に間に合うように逆算してスケジュールを組めば良いのです。
業務リストを見ながら退社時間のゴールを設けることで効率的に仕事ができます。
（４）業務のテンプレートを作成する
業務効率化のために個人でできる4つ目の改善策は業務のテンプレートを作成することです。
メール返信の定型文やルーティンワークの書式をいちいち作るのは時間の無駄なので、テンプレートを作成することでその時間を短縮しましょう。
テンプレートを作っておくことでミスも減少するので一石二鳥の方法です。
ルーティンワークやよく送るメールの定型文は時間があるときに作ってテンプレ化しておきましょう。
（５）メールチェックの時間を決める
業務効率化のために個人でできる5つ目の改善策はメールチェックの時間を決めることです。
社内・社外問わず常にメールが飛び交う状態の場合、随時連絡事項を確認・返信していると業務が中断してしまいます。
緊急のものは電話で連絡する方が早いので、メール連絡の時点で緊急性は低いものが多いです。
例えば出社してすぐ、ランチ前、3時ごろ、退社前などタイミングを決めてチェックをすることで、集中力が途切れるのを防げるでしょう。
メールチェックと返信は随時ではなく、自分で決めた時間に行うようにしてください。
（６）業務フローの意味・意図を理解する
業務効率化のために個人でできる6つ目の改善策は業務フローの意味・意図を理解することです。
フローは個人の能力に関係なく一律に正確な作業ができるように作られている物であり、全ての工程に意味があるはず。
受動的に「この仕事はこの手順でやる物なんだ」と思って仕事をしていてはあなたの成長につながりません。
フローの意味や意図を理解し「この作業は何のためにやっているんだろう？」と考えながら仕事をしましょう。
考えてみて意図や意味がないものがあれば、フローの改善提案を提出してみてください。
自分が日々行っている業務フローの仕組みを理解することで、改善点も見出せるようになるでしょう。
（７）ポモドーロテクニックを使う
業務効率化のために個人でできる7つ目の改善策はポモドーロテクニックを使うことです。
ポモドーロテクニックとは集中力を途切れさせず効率的に仕事をする時間管理術で、25分仕事をしたあと5分休憩、を4セット（120分）繰り返した後に15分休憩を取るようになっています。
人の集中力は25分が限界と言われていて、それ以上を超えると脳が疲労してどんどん業務効率が落ちていきます。
25分で仕事を区切ることでメリハリをつけて仕事ができ、適度な休憩を挟むことで疲れが溜まるのを防止できます。
集中力が続かないと感じる人はポモドーロテクニックを用いてみましょう。
２．無料・個人利用可能な業務効率化ツール３選
無料・個人利用可能な業務効率化ツール3選を紹介します。
- Focus-To-do
- Googleカレンダー
- Xmind
PCでもスマホでも利用できるので、会社のパソコンにソフトDLが難しい場合でも安心です。
1つずつ特徴や機能を説明します。
（１）Focus-To-do
無料・個人利用可能な1つ目の業務効率化ツールはFocus-To-doです。
ポモドーロテクニック用の時間管理ツールで、25分・5分の休憩ごとにアラームを鳴らすことができます。
デスクトップ版・アプリ版（iOS/Android)・Google Chrome拡張機能版があるので、使いやすいものをDLしてみてください。
時間に制限があることで業務効率が上がり、なおかつ疲れづらくなるのを実感できるはずです。
（２）Googleカレンダー
無料・個人利用可能な2つ目の業務効率化ツールはGoogleカレンダーです。
カレンダーやTODOリストを管理できるツールで、スケジュールやタスク管理に役立ちます。
デスクトップ版の他にアプリ版（iOS/Android）もリリースされていますが、使い勝手は圧倒的にPC版の方が良いです。
朝業務のTODOリストを作ったり、会議や月次の仕事のリマインドにも役立つでしょう。
（３）Xmind
無料・個人利用可能な3つ目の業務効率化ツールはXmindです。
マインドマップを簡単に作成できるツールで、業務フローの作成や改善提案をする際に役立ちます。
もちろんデスクトップだけでなくアプリバージョン（iOS/Android）も利用できますよ。
有料版もありますが、無料バージョンで基本的なマインドマップ作成や共有は十分可能。
頭の整理や改善アイデアを考えるときに利用してみてください。
まとめ
今回は個人でできる業務改善策7つとツール3つを紹介しました。
まずは今日すべきタスクを整理して優先順位をつけること、朝1で業務終了のゴールを定めるようにしましょう。
時間管理術としてポモドーロテクニックを用いて集中力を下げないようにするのも効果的です。
業務効率化に成功すれば早く帰れるようになりプライベートが充実し、さらに改善案を提出できれば社内の評価も上がるでしょう。
是非この記事のアイデアを参考にして、あなたの日頃の業務効率化に役立ててください！
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