社員の意識改革もできる！業務効率化を加速する優秀なツール９選

「業務効率化をしてコスト削減、社員の幸福度を上げていきたい！」
「効率的に業務を行うにあたり、有効なツールを導入したい」

社員を早く帰らせればプライベートの充実につながりますし、人件費も削れて一石二鳥ですよね。

しかし業務効率化のために闇雲に自動化、ペーパーレス化を進めても、業種によってはフローと噛み合わず結局結果を出せずに無用化することがあります。

そこで今回は業務効率化ツールを導入する際に意識すべき3つのポイントと業務効率化に役立つツール9選をご紹介。

この記事を読めば自社の業務に適切なツールを導入することができるでしょう！

１．業務効率化ツールを導入する際に意識すべき３つのポイント

業務効率化ツールを導入する際に意識すべき3つのポイントを紹介します。

1. コミュニケーションを促進する
2. ルーティン作業を自動化する
3. 時間管理・タスク管理をしやすくする

むやみやたらとツールを導入しても現場に混乱が生じてしまい、ミスの増加の一因になります。

ポイントを絞ってどの分野から取り組むかときめて段階的にツールを取り入れることで、スムーズに負担なく業務効率化を図れるでしょう。

1つずつ解説します。

（１）コミュニケーションを促進する

業務効率化ツールを導入する際に意識すべき1つ目のポイントはコミュニケーションを促進することです。

チーム作業が遅滞する原因の1つとして、社員同士で進捗管理やヘルプをうまく出せていないことが挙げられます。

つまり簡単にコミュニケーションが取れるツールがあれば、より容易に進捗管理やタスクの共有ができるようになるでしょう。

ツール導入を検討するときは、今のコミュニケーションが十分かどうか検討してみてください。

（２）ルーティン作業を自動化する

業務効率化ツールを導入する際に意識すべき2つ目のポイントはルーティン作業を自動化することです。

ワークフローツールを導入すれば、単純作業ならオートメーション化できます。

ルーティン作業は業務負荷的には軽いのですが、惰性で作業してしまうので時間がかかりがち。

そう言った作業を削ることで、業務時間短縮につながるでしょう。

毎日のルーティン作業の中で自動化できるものがないか確認してみてください。

（３）時間管理・タスク管理をしやすくする

業務効率化ツールを導入する際に意識すべき3つ目のポイントは時間管理・タスク管理をしやすくすることです。

社員一人一人で時間意識を持つためには、作業に対してどの程度の時間が適正なのか、ゴールを決めて作業することが重要。

またタスクがどの程度あるかを把握することで、逆算して業務の配分を考えることができます。

業務のスケジュールをカレンダーで時間割のように作ったり、タスクを一覧にして共有できるツールが効果的です。

チーム内で時間とタスクを管理できるツールを探し、社員同士で共有することで業務効率化を図れるでしょう。

業務効率化の考え方については下記の記事で触れていますので、併せて参考にしてみてください。

２．業務効率化に役立つツール９選

業務効率化に役立つツール9選を紹介します。

1. ビジネスチャットツール
2. ワークフローツール
3. 時間管理・タスク管理ツール

この3つのジャンルに分けて紹介するので、自社の改善点に合わせて選んでみてください。

それでは1つずつ解説します。

（１）ビジネスチャットツール

業務効率化に役立つビジネスチャットツールを3つ紹介します。

1. Chatwork
2. Slack
3. Microsoft Teams

チーム間のコミュニケーション不全によって業務に支障が出ている場合はチャットツールの活用を検討しましょう。

1つずつ詳細を説明します。

＃１：Chatwork

業務効率化に役立つ1つ目のビジネスチャットツールはChatworkです。

Chatworkはグループチャットや個人間のチャット、ファイル共有、テレビ会議が可能なツール。

デスクトップ・アプリ版があるので、営業など外出することが多い部署への情報連携も簡単です。

提出書類をチャットワーク上で行ったり、共有ファイルの送信をすることもできます。

無料版からエンタープライズ版までライセンスが展開されているので、まずは小規模な部署に無料版を導入、使い勝手が良ければアップグレードすると良いでしょう。

利用料金 （1人/月）	無料版：0円 パーソナル：400円 ビジネス：500円 エンタープライズ：800円
主な機能	グループチャットの作成 個人間チャット タスク管理 音声・ビデオ通話 ファイル共有
URL	https://go.chatwork.com/ja/

＃２：Slack

業務効率化に役立つ2つ目のビジネスチャットツールはSlackです。

Slackもチャットワーク同様にチャットやグループチャット、ファイル共有ができるツールなのですが、違うのは連携アプリが多いこと。

MicrosoftOffice365との連携も可能なので、エクセルやワードの共有ファイルで作業をすることが多い企業におすすめです。

Googleドライブアプリと接続し、クラウド上でのファイル共有もできます。

エクセルやワードで共有ファイルを使うことが多い企業におすすめなのがSlackです。

利用料金 （1人/月）	無料版：0円 スタンダード：850円 プラス：1,600円 Enterprise grid：問合せ
主な機能	グループチャットの作成 個人間チャット タスク管理 音声・ビデオ通話 ファイル共有 Googleドライブ officeソフトとの連携
URL	https://slack.com/intl/ja-jp/

＃３：Microsoft Teams

業務効率化に役立つ3つ目のビジネスチャットツールはMicrosoft Teamsです。

Microsoft社提供のビジネスウェアで、チャット・ビデオ会議・通話・ファイル共有機能を利用できます。

セキュリティの高さと有料版で利用できる最大250名のオンライン会議機能が特徴です。

とはいえMicrosoft Office365のライセンスを持っている企業であれば、すぐに利用できるので手続きが楽でしょう。

既にOffice365を使用している企業はMicrosoft Teamsも検討してみてください。

利用料金 （1人/月）	無料版：0円 Basic：540円 Business Standard：1,360円 E3：2,170円
主な機能	グループチャットの作成 個人間チャット タスク管理 音声・ビデオ通話 最大250名の会議通話 ファイル共有 Googleドライブ officeソフトとの連携
URL	https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

（２）オートメーションツール

業務効率化に役立つオートメーションツールを2つ紹介します。

1. Kintone
2. Work Flow EX
3. 楽楽販売

書類の申請やデータの入力、抽出作業を早くすることができるツールです。

1つずつ解説していきます。

＃１：Kintone

業務効率化に役立つ1つ目のオートメーションツールはKintoneです。

サイボウズが開発したワークフローシステムで、社内申請や発注業務などを一元管理でき、ツール内でコミュニケーションも取れる優れもの。

テレワーク推進の企業でも導入が増えているツールで、豊富なアプリを追加すれば様々な部署の業務に活用できます。

申請書類の管理や提出に手間がかかる場合はKintoneを導入すると良いでしょう。

利用料金 （1人/月）	ライトコース 780円スタンダードコース 1,500円無料お試し期間あり
主な機能	メール・電話サポート チャットツール ワークフロー申請
URL	https://kintone.cybozu.co.jp/

＃２：Work Flow EX

業務効率化に役立つ2つ目のオートメーションツールはWork Flow EXです。

Work Flow EXはエクセルファイルをそのままワークフローに乗せられるシステムで、稟議書や報告書・日報をエクセル管理している企業におすすめ。

入力フォームが通常通りなのでミスや業務フローの変更における混乱を招きづらいです。

ファイルをドラッグ＆ドロップするだけで申請が完了するので、書類の印刷の手間も要りません。

社内書類をエクセルで作成している企業はWork Flow EXの導入を検討してみてください。

利用料金 （1人/月）	問合せ
主な機能	エクセル申請・承認 捺印・署名
URL	https://www.workflow-ex.jp/

＃３：楽楽販売

業務効率化に役立つ3つ目のオートメーションツールは楽楽販売です。

働くDBはエクセルをそのままクラウドデータベースに取り込めるシステム、さらに取り込んだデータを元に受発注管理や集計、申請書の提出などを自動化できます。

クラウド型なので外出先から情報の確認もでき、テレワークを推進している企業にもおすすめです。

データが膨大で管理しきれない、エクセルソフトを頻繁に使用する企業に向いているツールと言えるでしょう。

利用料金 （1人/月）	初期費用：150,000円 月額費用：60,000円〜
主な機能	エクセルデータ取り込み ワークフロー作成 自動処理 外部システム連携
URL	https://www.rakurakuhanbai.jp/

（３）時間管理・タスク管理ツール

業務効率化に役立つ時間管理・タスク管理ツールを3つ紹介します。

1. Googleカレンダー
2. Trello
3. Team Hack

チーム内で時間への意識が低い、タスクが可視化されていないと業務の終了目標を定めることができません。

これらのツールを用いることで、今日どれくらいの仕事があるのかを知り、一人一人の作業時間への意識を変えることができるでしょう。

1つずつ解説します。

＃１：Googleカレンダー

業務効率化に役立つ1つ目の時間管理・タスク管理ツールはGoogleカレンダーです。

Googleカレンダーは無料で利用できるスケジュール・タスク管理ツールで、TODOリストの作成なども可能。

スケジュール画面に業務の日程を入力してタイムスケジュールを組んだり、ルーティン以外の仕事のリマインダーとしても利用できます。

Gmailアドレスでカレンダー共有もできるので、チーム内で誰が今日何の仕事をしているかを把握するのにも役立つでしょう。

無料でタスク管理やスケジュール管理をしたいならGoogleカレンダーから始めてみましょう。

利用料金 （1人/月）	無料
主な機能	スケジュール管理 TODOリスト作成 アラームの設定 会議予約
URL	https://calendar.google.com/ calendar

＃２：Trello

 

 

業務効率化に役立つ2つ目の時間管理・タスク管理ツールはTrelloです。

Trelloはみやすいカード方式でタスク管理と共有ができるツールで、付箋のような感覚で利用できるのが特徴。

チェックリストのような感覚でタスクが消えていくとモチベーションも保ちやすく、見やすいのでタスクの可視化ができます。

タスク管理に問題がある企業は導入してみると良いでしょう。

利用料金 （1人/月）	無料版：0円 有料版は問合せ要
主な機能	タスク管理 Slack・Google Drive などとの連携
URL	Trello

＃３：Team Hack

業務効率化に役立つ3つ目の時間管理・タスク管理ツールはTeam Hackです。

Team Hackはタスク管理とチャットを一体化させたツールで、作業ごとに情報をまとめてチェック、作業完了後にレビュー確認を依頼する機能がありWチェックも簡単です。

タスクの予定作業時間入力をしておけば通知もしてくれるので、時間管理にも役立ちます。

またタスクごとに作業時間の計測を開始できるので、担当者の作業時間の測定や作業工程の達成度の表示も可能。

社員の時間への意識を変えたいならおすすめのツールです。

利用料金 （1人/月）	無料：0円 ビジネス：1,200円 フリーランス： 1,500円
主な機能	タスク管理 タスクに対しての時間管理 チャット アラート機能
URL	https://teamhack.io/

まとめ

今回は業務効率化ツールを導入する際に意識する3つのポイントと、役立つツールを9つ紹介しました。

業務改善と言ってもどの部署のどんな業務を効率化させるかによって、役立つツールが違います。

まずは社員の意識改革やコミュニケーション促進を図り、仕事を共有したり遅滞している担当者がヘルプを出す環境を図りましょう。

また申請などのルーティンワークは自動化することでミスを減らし、承認作業の負担を軽減することができます。

今回紹介した9つのツールから自社の業務に合うものを選び、ライフワークバランスを取り業務のクオリティを上げましょう！