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「他の企業はどんなツール、施策で業務効率化に成功しているのだろう…」
「結果を出している企業の事例を見て、自社の業務効率化に取り組みたい！」
業務効率化には様々なプロセスがあり、何から手をつけて良いか分からなくなると思います。
自社にあったツールや施策を導入しなければ、結局お金だけかかって業務効率は変わらない、または増えてしまうということになりかねません！
そこで今回は業務効率化を推進するメリット5つと業務効率化を成功させた3社の成功事例を紹介します。
他の企業の具体的な業務効率化のアイデアを取り入れ、自社のコスト削減や利益増加を目指しましょう！
目次
１．業務効率化を推進する５つのメリット
業務効率化を推進する5つのメリットを紹介します。
- 残業コストの削減に繋がる
- ライフワークバランスが取れるようになる
- 産休などで優秀な人材を失わずに済む
- リソース不足に対応できるようになる
- 働き方改革の時勢に乗れる
まずは業務効率化を推進する前に、どのような目的で効率化を進めるかを明確にする必要があります。
そのためには効率化の先にあるメリットを理解しておきましょう。
1つずつ解説します。
（１）残業コストの削減に繋がる
業務効率化を推進する1つ目のメリットは、残業コストの削減に繋がることです。
フローの改善や自動化などの施策を行うことで、業務の負担が減り社員が残業する必要性がなくなります。
残業代が人件費に対して多くの割合を占めている場合は、一気にコストを削減できるでしょう。
業務効率化を進めることで、残業時間が減りそれに応じて人件費も削減できます。
（２）ライフワークバランスが取れるようになる
業務効率化を推進する2つ目のメリットは、ライフワークバランスが取れるようになることです。
残業せずに定時に帰ることで自由時間が増え、社員の幸福度が高くなるでしょう。
仕事とプライベートのバランスを取ることで社員のモチベーションも上がり、付随して生産性も向上します。
業務効率化を推進することで社員のプライベートの充実、やりがいに繋がるでしょう。
（３）産休などで優秀な人材を失わずに済む
業務効率化を推進する3つ目のメリットは、産休などで優秀な人材を失わずに済むことです。
仕事のフローを変えれば場所を選ばず働けるテレワークが可能になり、ライフイベントで社員が休職・退職する必要がなくなります。
ノウハウを持った社員がいることで、業務がスムーズに進むでしょう。
業務効率化の一環としてテレワークも推進すれば、必要な人材が辞めてしまうのを防げます。
（４）リソース不足に対応できるようになる
業務効率化を推進する4つ目のメリットは、リソース不足に対応できるようになることです。
近年企業の人手不足が問題になっており既存社員の業務負荷が高くなっていますが、仕事量を減らして効率化することでその負荷を軽くできるでしょう。
新入社員が入ってこなくて仕事が回らないという状況を避けることができるんです。
業務を効率化させることでリソースが不足している状態でもスムーズに仕事ができるようになります。
（５）働き方改革の時勢に乗れる
業務効率化を推進する5つ目のメリットは、働き方改革の時勢に乗れることです。
政府の方針では働き方改革によって労働生産性を上げるためにテレワークを推奨しており、必要な機材などの補助を受けることができます。
実際多くの企業もテレワークを始めており必ず出社しなければいけない、という規定は時代遅れになってくるでしょう。
今の時点で業務効率化の一環としてテレワークを導入しておくことで、今後の人材確保にも役立ちます。
２．業務効率化を成功させた３社の成功事例
業務効率化を成功させた具体的事例を3つ紹介します。
- 社員の時間意識を変えた”UQコミュニケーションズ株式会社”
- テレワークの推進に成功した”株式会社NTTドコモ”
- 申請書類の承認・回付を撤廃した”株式会社サイゼリヤ”
この3つの事例で業務効率化の効果を実感しましょう。
1つずつ解説します。
業務効率化の具体的なアイデアはこちらにまとめています。
（１）社員の時間意識を変えた”UQコミュニケーションズ株式会社”
業務効率化を成功させた1社目の成功事例はUQコミュニケーションズ株式会社です。
残業時間が膨大だったため人件費・社員への負担が多くライフワークバランスに問題が生じていました。
そこで人事部キーパーソンが社長を説得し、社長や役員の意識から変えるために講演会を実施して理解を得てから取り組みを開始。
UQコミュニケーションズが行ったのが残業削減・朝方勤務の導入・年休取得率向上に対する取り組みです。
- 残業は原則20:00までと規定
- 7:30までの出社で朝食提供、朝方勤務を導入（残業代に含む）
- 会議時間の短縮（30分まで）
- 集中ブースの作成
- 立ち会議スペースを作成
このような施策を行い社員の時間意識を変え、規定の業務時間内で仕事が完結するように取り組みました。
この他業務の効率化のための基準を作り、必要ない仕事をバッサリ削除する取り組みも同時に行うことで劇的に残業時間の削減に成功しています。
（２）テレワークの推進に成功した”株式会社NTTドコモ”
業務効率化を成功させた2社目の成功事例は株式会社NTTドコモです。
NTTドコモはテレワークの推進を進めるために専用のアプリやチャットツールを用い、場所を選ばずに仕事ができる環境を整備しました。
- セキュリティの高い専用アプリの導入
- チャットツールでコミュニケーション促進
- フレックスタイム制の導入
社外で仕事を行うにあたり問題となるのが個人情報や社内機密の取り扱いですが、セキュリティ認証を三重に施したアプリでその問題を解決してどこでも仕事ができる仕組みを作りました。
さらに社員間のコミュニケーションを促進するためにチャットツールを導入し、仕事の共有や進捗管理を容易に。
フレックスタイム制の導入で社員が自律して自分の勤務時間をコントロールすることに成功、結果的に15％もの残業時間削減を実現しました。
（３）申請書類の承認・回付を撤廃した”株式会社サイゼリヤ”
業務効率化を成功させた3社目の成功事例は株式会社サイゼリヤです。
株式会社サイゼリヤでは書類の申請や回付が増えてしまい提出や承認作業に時間がかかり、業務に負荷を与えていることが問題でした。
- ワークフローシステムを導入
- 承認・書類提出・書類回付をツール上で一元管理
ワークフローシステムを導入することで書類の申請や承認作業を一元管理できるようになり、書類の回付を撤廃。
その結果申請作業がスムーズになり、煩雑な書類申請の手間を削減することに成功しました。
その他具体的な業務効率化のアイデアはこちらの記事で触れていますので、併せて参考にしてみてください。
業務効率化に有効な9つのツールをこちらの記事で紹介しています。
まとめ
今回は業務効率化を推進する5つのメリットと成功事例3社を紹介しました。
他の企業がどのような施策でどのような業務を削ったのかを知ることで、自社の業務効率化のアイデアを得ることができます。
社員の意識改革、テレワークの推進による生産性向上、書類の撤廃などできることは山程あることが分りましたね。
人的コストの削減と生産性向上以外にも、人材流出の防止や優秀な人材の新規雇用の獲得につながるなど効率化のメリットはたくさんあります。
是非この記事で取り上げた事例を参考に自社の業務効率化に着手し、働き方改革を起こしましょう！
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